Oznámenie o ochrane osobných údajov v registri uchádzačov o zamestnanie
1. Prevádzkovateľ
Enics Slovakia, s.r.o., IČO: 36 821 730, Trenčianska 19, 018 51 Nová Dubnica, profesia@enics.com (ďalej iba „my“ alebo „Spoločnosť“) (ďalej iba „my“ alebo „Spoločnosť“)
2. Kontaktná osoba pre záležitosti týkajúce sa registrácie
Mario Mojžiš, Trenčianska 19, Nova Dubnica, +421 905 836 831, mario.mojzis@enics.com
3. Register
Nalgoo Applicant Tracking System (ATS)
4. Čo je účelom spracovávania osobných údajov?
Účelom spracovávania osobných údajov subjektov údajov je riadenie prideľovania ľudských zdrojov a implementácia náborového procesu. V rámci týchto účelom spracovávame osobné údaje na to, aby sme kontaktovali uchádzačov o pohovor, a na účel rozhodovania.
5. Aké údaje spracovávame?
V súvislosti s registrom uchádzačov o zamestnanie spracovávame nasledovné osobné údaje uchádzačov:
- základné informácie o uchádzačovi, napr. krstné meno, priezvisko, dátum narodenia;
- kontaktné údaje uchádzača, napr. súkromnú a/alebo pracovnú e-mailovú adresu, mobilné tel. číslo, adresu bydliska;
- informácie týkajúce sa udržateľnosti vzhľadom na zamestnanie, a iné relevantné podrobnosti (biografické údaje, atď.), ktoré kandidát uviedol počas procesu uchádzania sa o zamestnanie, napr. fotografie, informácie týkajúce sa vzdelania, profesie, pracovných skúseností (napr. o zamestnávateľoch, začiatku a trvaní pracovného pomeru, charakteristike pracovných úloh), jazykových zručnostiach, iných špeciálnych zručnostiach, popise osobných charakteristík, rôznych certifikátoch a hodnoteniach, odkazov na online portfóliá, profily a iné zdroje a referencie
- informácie o hodnotení uchádzača vykonanom počas pohovorov alebo testov (teste osobnostných vlastností, špeciálnych zručností, atď., ktoré sú potrebné na účel vyhodnotenia vhodnosti uchádzača na danú pozíciu), ktoré boli vykonané so súhlasom uchádzača;
- informácie týkajúce sa pokroku pri procese náboru uchádzača o zamestnanie, napr. nasledujúce pohovory alebo ukončenie náborového procesu;
- iné možné a relevantné informácie dobrovoľne poskytnuté uchádzačom počas procesu posudzovania žiadosti kontrolórom alebo informácie, ktoré boli iným spôsobom špecificky zverejnené na odborné účely, napr. profil uchádzača na sieti LinkedIn alebo informácie, ktoré samostatne zbiera kontrolór so súhlasom subjektu údajov.
6. Odkiaľ získavame údaje?
Hlavným zdrojom údajov uložených v registri je samotný uchádzač. V súlade so zákonom je možné použiť aj iné zdroje. V prípade potreby môžeme získavať údaje od konzultantov pre nábor pracovníkov.
Uchádzaním sa o zamestnanie uchádzač súhlasí so zhromažďovaním informácií z jeho/jej verejného profilu v rozsahu, ktorý je potrebný na posúdenie vhodnosti pre príslušné pracovné miesto.
7. Komu poskytujeme alebo odosielame údaje? Odosielame údaje mimo územia EÚ alebo EHS?
Údaje spracovávame sami. Okrem toho je možné všetky informácie týkajúce sa uchádzačov o zamestnanie, ktoré sú uložené v registri, sprístupniť so súhlasom uchádzača spoločnostiam patriacim do korporátnej skupiny, na účel prepojenia uchádzačov so zamestnávateľmi.
Osobné údaje sprístupníme v súlade s aktuálnou legislatívou iba stranám, ktoré majú právne a/alebo zmluvné právo na ich získanie z registra. V súlade s miestnymi zákonmi môžeme sprístupniť údaje aj na iné účely.
V obmedzenom rozsahu využívame pri spracovaní údajov subdodávateľov pracujúcich v našom mene. Subdodávateľov využívame napríklad na spracovávanie osobných údajov poskytnutých poskytovateľmi IT systémov. Ochranu vašich údajov sme zabezpečili uzatvorením potrebných zmlúv so subdodávateľmi, ktoré sa týkajú spracovávania údajov.
Údaje sa nebudú prenášať mimo EÚ ani EHS.
8. Ako chránime údaje a na akú dlhú dobu ich ukladáme?
K databázam obsahujúcim osobné údaje majú prístup iba zamestnanci, ktorí majú pri ich práci právo spracovávať údaje o uchádzačoch. Register je chránený potrebnými technickými a organizačnými opatreniami. Údaje sú uložené v databázach chránených používateľskými menami, heslami, sieťovou ochranou a inými technickými prostriedkami. Všetky osoby spracúvajúce údaje sú viazané služobným tajomstvom.
Osobné údaje uložíme na dobu nevyhnutnú na dokončenie náborového procesu. Údaje je spravidla možné používať šesť (6) mesiacov na účel náborového procesu, a ďalších šesť (6) mesiacov na prípadné účely požiadaviek miestnej legislatívy. Po uplynutí jedného (1) roka budú údaje zničené alebo úplne anonymizované. Ak sa uchádzač o zamestnanie stane naším zamestnancom, tak uložíme informácie, ktoré nám uchádzač poskytol počas náborového procesu, ako súčasť jeho/jej zamestnaneckého profilu, v súlade s oznámením o ochrane osobných údajov týkajúcim sa údajov o zamestnancovi.
9. Aké sú práva uchádzača o zamestnanie (subjektu údajov)?
Každý uchádzač o zamestnanie má právo skontrolovať akúkoľvek informáciu v registri týkajúcu sa jeho/jej osoby, a požadovať opravu alebo vymazanie nesprávnych informácií.
Každý uchádzač o zamestnanie má v súlade so Všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR, 2016/679) (z dňa 25.5. 2018) právo namietať proti spracovaniu svojich údajov alebo požadovať spracovanie údajov iba v obmedzenom rozsahu, ako aj právo na podanie sťažnosti dozorným úradom ohľadom spracovania svojich osobných údajov.
Z dôvodov súvisiacich s vašou konkrétnou situáciou máte právo vzniesť námietku voči opatreniam týkajúcim sa spracovania vašich údajov, pokiaľ sa údaje spracovávajú na základe náboru. Vo vašej žiadosti je nutné špecifikovať konkrétnu situáciu, na ktorú sa vzťahuje námietka proti spracovaniu. Zamietnuť vyhoveniu žiadosti smieme iba zo zákonných dôvodov.
Ako uchádzač o zamestnanie máte právo kedykoľvek podať námietku voči spracovaniu údajov, pričom tento proces je bezplatný.
Akékoľvek požiadavky týkajúce sa Oznámenia o ochrane osobných údajov je treba podať osobne alebo písomnou formou kontaktnej osobe, ktorá je uvedená v časti 2.
